Por Claudio Conz

CLAUDIO CONZ, presidente Executivo da FBM - Fundação Brasileira de Marketing

No setor de material de construção, é essencial que as equipes de compras gerenciem, ativamente, as despesas indiretas, em vez de deixá-las correr soltas.  Embora, em termos financeiros, o gasto com categorias indiretas possa parecer insignificante em comparação com as despesas diretas, a complexidade dessas despesas é consideravelmente maior. Compradores enfrentam desafios significativos, como recursos limitados, hostilidade crescente dos fornecedores e listas de tarefas intermináveis, ao tentar lidar com despesas indiretas como energia, gestão de resíduos, segurança e manutenção de instalações.
As despesas indiretas, se não forem controladas, podem gerar vulnerabilidades agudas e custos inesperados, que afetam, negativamente, o desempenho financeiro de uma organização.
Para entender a magnitude desse problema, escolha qualquer prestador de serviço indireto de sua lista de fornecedores, como um prestador de serviços de segurança, e examine seu ciclo de vida dentro da sua organização, prestando atenção especial às atividades pós-contratação, como entrega de serviços, desempenho, pagamentos e resolução de problemas. Você pode descobrir que sua linha de fundo está suscetível a taxas ocultas, degradação da qualidade do serviço e processos ineficientes.
Atualmente, existe um crescente desequilíbrio de poder entre compradores e fornecedores e muitas equipes de compras no setor de material de construção não percebem essa lacuna. Embora haja uma certa consciência sobre despesas que estão desalinhadas com o mercado, a extensão total do problema raramente é compreendida.
Um gerente de compras pode se sentir confortável com os resultados de negociações passadas para serviços de uniformes, mas o valor dessas negociações tende a se deteriorar, rapidamente, à medida que os fornecedores aumentam suas margens de lucro sem que os compradores percebam.

Desafios na Gestão de Despesas Indiretas

A gestão de despesas indiretas é um desafio multifacetado, especialmente no comércio de material de construção, pois envolve múltiplos compradores, diferentes departamentos e uma variedade de transações de baixo volume que são difíceis de monitorar. Por exemplo, os custos com energia elétrica para armazéns ou lojas podem variar consideravelmente e são frequentemente difíceis de rastrear.
A falta de pessoal nas equipes de compras, combinada com processos ineficientes, contribui para o crescimento descontrolado das despesas. Além disso, muitos incentivos dentro das equipes de compras são projetados para recompensar economias de curto prazo, o que não ajuda na gestão contínua das despesas.
Para gerenciar efetivamente despesas indiretas, especialmente no comércio de material de construção, as empresas devem adotar uma abordagem de "três pernas", que inclui:

Expertise: Ter profissionais que compreendam as complexidades dos serviços indiretos e as estratégias dos fornecedores. Por exemplo, um especialista em gestão de resíduos pode identificar oportunidades de redução de custos ao renegociar contratos com prestadoras de coleta de resíduos.

Tecnologia: Utilizar ferramentas que ajudem a gerenciar despesas complexas de forma eficiente. Um software de gestão de despesas pode permitir a reconciliação de inventário e pagamentos para serviços de segurança, garantindo que você não pague por horas extras ou serviços não solicitados.

Gestão Contínua e Vigilante: Engajamento constante com fornecedores por meio de análise de dados, auditorias, recuperação de créditos e otimização de programas. Por exemplo, a equipe de compras pode realizar auditorias regulares nos contratos de energia elétrica para garantir que as tarifas estão sendo aplicadas corretamente.

Passos para Melhorar o Controle sobre Despesas Indiretas

Para implementar uma estratégia de gerenciamento de despesas focada no lucro, as empresas devem:

Alinhar compras com economias reais: Utilizar dados melhores e suporte para entender o que é necessário para avaliar corretamente as economias ao longo da vida dos contratos. Por exemplo, ao renegociar contratos de fornecimento de energia, é importante considerar não apenas as taxas, mas também os descontos por volume.

Controlar seus dados de gasto:  Estabelecer um processo para manter e melhorar os dados. Um sistema de gestão pode ajudar a categorizar e monitorar os gastos com serviços de segurança e manutenção de instalações, permitindo que as empresas identifiquem rapidamente onde estão ocorrendo os excessos.

Rastrear economias verdadeiras: Focar em resultados reais ao longo do tempo, em vez de apenas economias projetadas para o primeiro ano de um contrato. Ao negociar contratos com fornecedores de serviços de uniformes, por exemplo, é vital monitorar as despesas em relação ao uso e à qualidade dos uniformes ao longo de sua vida útil.

Ao seguir esses passos e implementar uma abordagem robusta para gerenciar despesas indiretas, o varejo pode não apenas proteger sua linha de fundo, mas também transformar essas despesas em uma vantagem competitiva. 
Com a expertise certa, a tecnologia adequada e uma gestão contínua é possível dominar as complexidades das despesas indiretas e garantir um futuro financeiro mais saudável para a organização.

“Quando perdemos o desejo de aprender e melhorar a nós mesmos, nos tornamos apáticos e complacentes. É desafiando a nós mesmos, constantemente, continuando a avançar, que podemos experimentar o dinamismo da vida e saborear a vitória genuína na vida” -  Daisaku Ikeda